Implantar um sistema de gestão da qualidade não é nada fácil, mas é precisamos desmistificar algumas coisas antes de poder começar a resolver aquilo que de fato podem ser problemas na sua gestão. Nesse artigo, vamos passar por algumas dicas práticas para ajudar você e a sua equipa e se entenderem o que precisa ser feito no processo de gestão da qualidade, individualmente e enquanto time. Vamos começar?
O que é ISO/IEC 17025?
Eu sei que pode parecer uma pergunta simples, mas é simplesmente uma norma que tem o intuito de promover a confiança na operação de laboratórios, garantindo a operação de forma competente e geração de resultados válidos. Isso significa dizer que o conjunto de processos da norma visa validar a forma de realizar as atividades e análises, garantindo a qualidade das informações e segurança dos dados gerados, o que pode ser um pouco assustador em alguns momentos.
A implantação da norma gera ansiedade e até um certo grau de medo em algumas pessoas, mas é preciso desmistificar essa condição: você pode ter dúvidas e enfrentar resistência na implantação, seja por insegurança ou medo dos colaboradores envolvidos, e não tem problema, isso é absolutamente normal. Aqui vão 7 dicas para ajudar você e a sua equipe a superarem esses desafios:
#Dica 1: Por onde começar?
Você tomou a decisão de iniciar no processso de implementação. Excelente! Agora, por onde começar? Você tem uma série de etapas a cumprir antes de buscar uma certificadora, mas elas podem ser divididas, basicamente em 4 passos:
- Comece!
O primeiro passo é definir qual norma você quer implementar no seu laboratório. Esse é um passo fundamental e vai definir as demais etapas que você precisa seguir. - Faça cursos
Cursos de interpretação da norma escolhida são essenciais: no início é mais difícil entender a linguagem e nomenclatura da norma, então ter um orientador de como navegar por essa documentação acelera em muito o processo de adoção. - Estude e Pratique
O que você viu em cursos, palestras, congressos, seminário, foruns e qualquer outro evento com teor educativo é, bem, educativo, mas isso precisa ser aplicado na prática, revisto e implantado no seu laboratório. Faça, faça de novo e faça mais uma vez, a prática mitiga riscos e gera grandes resultados no longo prazo. - Execute!
Não é fácil, sabemos, e você pode até errar algumas vezes. Estude mais, pratique mais, aplique novamente, mas execute o projeto, não o deixe ser esquecido.
#Dica 2: Crie tempo?
É muito comum ouvirmos frases como “a rotina é muito intensa, não tenho tempo”, “com toda a demanda, que horas eu vou fazer tudo isso?” e “mais isso? Só se eu fizer de meia noite às 6h.”. A verdade é que no mundo de hoje, tempo é um insumo extremamente raro e precioso, e ele deve ser alocado de forma estratégica para que voc6e possa colher os resultados que espera. Contudo, segundo Lao Tzu, há mais de 2.500 anos reclamamos da falta de tempo:
Tempo é uma coisa que a gente cria. Dizer “eu não tenho tempo” é dizer “eu não quero fazer”
lao Tzu, 571 AC
Para ajudar a “criar” tempo, você precisa, invariavelmente, destinar tempo para as atividades. Comece com nada mais que 1h por dia, vai ser mais difícil no começo, mas a rotina vem e o hábito estabelece que esse espaço é próprio da qualidade.
Para que as coisas funcionem nesse curto espaço de tempo, é fundamental que você priorize suas atividades: não é possível resolver tudo nesse pequene periodo, então escolha aquilo que você precisa resolver primeiro e siga reorganizando sua lista de prioridades à medida que você avança no processo.
Organização é outro fator fundamental: para poder manter seu ritmo sem se esquecer de nada, considere a utilização de agenda, com lembretes e alarmes que incitem você a manter essa rotina. Se você gosta de utilizar programas de organização, crie listas no Evernote ou Trello, se gosta de trabalhar com papel, anote na agenda para não esquecer nenhuma informação preciosa. Seja como for, se organize para poder executar o seu plano.
#Dica 3: Priorize! Priorize! Priorize!
Comece pelo que considera mais simples pra você: não se prenda a uma ordem (manuais, procedimentos, formulários). No momento da construção você pode inverter isso, e o importante é entender as partes do processo pra depois ordená-las, mas atenção:
OS DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS NÃO DEVEM SER ESQUECIDOS!
Processos de compras, atendimento ao cliente, tratamento de não-conformidades, controle de documentos e registros, então dedique o tempo de forma intercalada entre procedimentos técnicos e administrativos.
#Dica 4: Como fazer isso tudo sozinha ou sozinho?
Se você chegou até aqui e está pensando que isso tudo é muito para se fazer, é porque de fato é. Mas não se preocupe, você não precisa fazer isso tudo sozinha ou sozinho. Na verdade, você não deve fazer isso tudo por conta propria: um sistema de gestão da qualidade depende de manutenção continuada por todos os envolvidos, então, divida essa atribuição com a equipe, você não pode nem deve cuidar disso tudo só.
#Dica 5: Desperte o interesse nos colaboradores
Pessoas são invariavelmente seres emotivos, nós temos qualidades e defeitos, personalidades únicas, mas invariavelmente, seguimos algumas verdades universais, incluindo:
- Pessoas gostam de se sentir verdadeiramente importantes;
- A participação ativa em um process’é sempre melhor que a participação impositiva;
- Como pessoas, gostamos de nos sentir valorizados.
Tendo isso em mente, convide a equipe a participar, não como obrigação, mas fazendo com que entendam que você precisa delas. Valorize-as por quererem colaborar, mesmo nas pequenas ações, mas faça isso de forma sincera e genuína.
Por fim, considere estabelecer um canal de comunicação direto para que as questões sobre essa iniciativa possam ser trabalhadas de forma aberta e treine, incansavelmente, sua equipe. Parece óbvio, mas “a prática leva à perfeição” nunca fez tanto sentido quanto na aplicação de procedimentos.
#Dica 6: Seja um ser humano
É normal, e na verdade até bem saudável, não saber de tudo. Se você não tem idéia de como resolver uma questão, é extremamente recomendável estudar o caso, seja na norma ou em curso, mas em muitos momentos, seja por falta de conteúdo disponível, conhecimento ou até pelo tamanho da questão, você pode não ser capaz de cuidar disso por conta própria. É normal.
Considere nesses momentos utilizar-se do exercício de humildade e pedir ajuda. Existem grupos de qualidade, foruns, laboratórios parceiros e especialistas que podem ajudar você a conquistar a situação e superar o desafio, por maior que ele possa parece, então não há nada de errado em pedir ajuda.
#Dica 7: Como saber quando está pronto?
Um sistema de gestão da qualidade só está pronto, bem, quando não existir mais o que gerir. Eu explico: o SGQ é um processo, não uma ação pontual, ele nunca acaba e nunca “está pronto”. É preciso buscar melhoria e excelência sempre nos processos executados para que você possa manter em forma a atividade com a equipe. O sistema só tem fim quando você desistir dele ou sua organização for extinta.
Essa é uma questão muito importante, porque manter um sistema de gestão é, talvez, mais desafiador do que a sua própria implantação. A rotina é o principal vilão da sua equipe, podendo sabotar o seu trabalho com ações como “deixar para amanhã”, esquecer de anotar prazos, que vencem, geram prejuizos e fazem com que você perca sua acreditação. Mantenha-se sempre vigilante e firme com os processos de gestão, eles são ainda mais importantes do que o processo de análise da sua equipe, pois, sem eles, os resultados não têm validade alguma.
#Dica Bônus!
Cada time tem maior ou menor afinidade com recursos de comunicação, mas invariavelmente, quanto menos você depender de trabalho manual, melhores serão os dados e resultados gerados no seu processo de gestão. A Harpia surgiu do interesse de profissionais dedicados a desenvolver a melhor e mais completa plataforma de gestão de laboratórios, com informações, relatórios e rastreabilidade assegurada em todos os passos e atividades da sua equipe. Considere conversar com um especialista, podemos agendar uma demonstração e apresentar para você como nossa equipe enxerga o sistem que cuida do seu Sistema de Gestão da Qualidade. Vamos conversar?
